Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Anbieter

Wir nutzen den Videokonferenzdienst Zoom, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen oder Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Wir betreiben „Zoom“ nicht selbst. Die Server werden von Connect4Video GmbH (C4V), Rüsselsheim, der Dienste für Videokommunikation anbietet und bei der Bundesnetzagentur als Betreiber öffentlich zugänglicher Telekommunikationsdienste gemeldet ist, im Rahmen ihres Produktes „easymeet24“ betrieben.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist Referat 32 des LSJV. Mit C4V - easymeet24 haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über einen Internetbrowser nutzbar.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende Arten von Daten sind Gegenstand der Auftragsverarbeitung

•  Angaben zum Benutzer: Kommunikationsdaten (Name, wie vom Nutzer eingegeben) – Übertragung in die USA
• Meeting-Metadaten (Verkehrs- und Mediendaten): Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Verwendungen wie: Zeiten der Einwahl, der Verwendung der Kamera, des Mikrophons, des Chats, … der Beendigung. – Übertragung in die USA
• Bei Aufzeichnungen (optional): Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. Auf die Einwahl per Telefon sollte neben der Videokonferenz verzichtet werden. Eine Einwahl mit dem Telefon führt zu dem Warteraum. Der Host muss das Gespräch in die Konferenz einbinden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Text-, Audio- und Videodaten werden nicht in die USA übertragen. Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Text-, Audio- und Videodaten werden nicht in die USA übertragen, da wir C4V - easymeet24 mit dem hosten von „Zoom“ beauftragt haben. Der Datenfluss und das Speichern erfolgt auf drei Servern von easymeet24, die in Europa (Deutschland, Österreich, Schweiz) stehen.
• Meeting-Metadaten: Der Auftragsverarbeiter C4V - easymeet24 ist berechtigt, Daten an Zoom Video Communications, lnc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, Vereinigte Staaten von Amerika / USA zu übermitteln. Die Weitergabe dieser Daten erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses zwischen C4V - easymeet24 als Auftragsverarbeiter und Zoom als Unterauftragsverarbeiter. Ein angemessenes Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland wird durch die Einbeziehung von Standardvertragsklauseln in dem Vertrag angestrebt. Zudem werden nur diejenigen Daten in die USA übertragen, welche für die Vertragsdurchführung zwingend notwendig im Sinne des Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe d) i.V.m. Absatz 5, §§ 68 SGB VIII und 77 SGB X DSGVO sind. Die Metadaten, die Namen der Teilnehmer werden in die USA übermittelt. Trotz abgeschlossener Standartvertragsklausel zwischen C4V - easymeet24 und Zoom ZOOM können sie kein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 bieten, insbesondere wegen der unkontrollierten Weitergabe an US-Behörden.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Wenn Sie dem LSJV gegenüber Ihre Identität nachgewiesen haben, dann können Sie in der Konferenz ein Pseudonym, eine Funktionsbezeichnung oder den Vornamen verwenden.

Umfang der Verarbeitung

• Wir verwenden „Zoom“ um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wir zeichnen Online-Meetings nicht auf.
• Wir protokollieren Chats nicht.
• Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Das Demokratiezentrum arbeitet im Bereich des SGB VIII und zwar der Förderung von Projekten der Demokratieförderung, der Vielfaltgestaltung und zur Extremismusprävention im Rahmen des „Bundesprogramms Demokratie leben!“ des Bundesministeriums für Familie, Soziales, Frauen und Jugend nach Förderrichtlinie vom 5. August 2019. Im Handlungsbereich Land (lit. b) wirken die Landes-Demokratiezentren als Einrichtung auf Landesebene vor allem auf eine Stärkung der demokratischen Kultur in dem jeweiligen Bundesland und damit in der Gesellschaft hin. Ziel ist die Etablierung von Landes-Demokratiezentren als Ansprechpartner insbesondere für die Akteurinnen und Akteure im Programm „Demokratie leben!“ und die Ausgestaltung einer nachhaltigen Beratungs-, Informations- und Vernetzungsstruktur auf Landesebene. Dabei ist die Bündelung und Vernetzung überregionaler und regionaler sowie lokaler Maßnahmen der Demokratieförderung, Prävention und Intervention (insbesondere der Beratung) im Gegenstandsbereich des Programms auf der Ebene des jeweiligen Landes als Schwerpunkt der Arbeit anzusehen.

In Erfüllung dieses Auftrags führt das Demokratiezentrum Rheinland-Pfalz im LSJV Online-Meetings durch, die der Vernetzung von Partnern der mobilen Beratung, der Extremismusprävention und der Fortbildung und Sensibilisierung im Bereich der allgemeinen Prävention sowie von Fachkräften dienen.

Der Schutz der Sozialdaten wird entsprechend §§ 61-68 SGB VIII mit speziellen Regelungen für die Kinder- und Jugendhilfe gewährt. Die Rechtsgrundlage für eine Übermittlung aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses nach Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe d und Absatz 4 der Verordnung (EU) 2016/679 liegt vor, da die Voraussetzungen des § 69 Absatz 1 Nummer 1 SGB X also eine Übermittlung für die Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe der übermittelnden Stelle nach diesem Gesetzbuch vorliegt und da die betroffene Person kein schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Übermittlung hat.

Grundsätzlich bestehe nach § 77 SGB X ein Recht zur Datenweitergabe. Ausgenommen hiervon sind nur Daten, die unter den besonderen Vertrauensschutz des § 65 SGB VIII fallen. Darunter sind nur personenbezogene Informationen zu verstehen. Diese sind nicht Gegenstand der Videokonferenzen.

Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Text-, Audio- und Videodaten werden von dem Auftragnehmer C4V - easymeet24 in Europa gespeichert. Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den Meeting- (Name) und Metadaten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages von easymeet24 mit dem Unterauftragsnehmer Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Meetingdaten: Name sowie der Metadaten findet damit auch in einem Drittland statt. Text-, Audio- und Videodaten verbleiben in Europa.

Datenschutzbeauftragte/r

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt.

Sie erreichen diese wie folgt: LSJV Boxheimer.Traudel(at)LSJV.rlp.de

Ihre Rechte als Betroffene/r

• Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
• Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
• Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
• Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Diese Rechte sind auf unserer Homepage https://lsjv.rlp.de/de/ueber-das-landesamt/datenschutz/ unter VIII Rechte der Betroffenen Person veröffentlicht.

Einwilligung:

Durch Ihre Teilnahme an dem Online-Meeting erklären Sie sich mit der Verarbeitung folgender personenbezogenen Meetingdaten: Name und IP-Adresse sowie der Metadaten auch in den USA sowie der Verarbeitung der Text-Audio und Videodaten auf den Servern von easymeet24 in Europa einverstanden.

Auch hier zu finden: demokratiezentrum.rlp.de/de/datenschutzhinweise-zoom-nutzung